Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

Sanchez Vargas Holding B.V., handelend onder de naam GovSign, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening. Wij bieden een digitaal ondertekenplatform aan voor de publieke sector en overheden.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Naam en e-mailadres (voor accountcreatie en communicatie)
• Inloggegevens en sessiegegevens
• IP-adres, user-agent, apparaatgegevens en geolocatie (voor beveiliging en audit trail)
• Ondertekende documenten en bijbehorende metadata (hash, tijdstempel)
• Ondersteuningsberichten en communicatiegeschiedenis
• Gebruiks- en telemetriegegevens (voor productverbetering)

3. Rechtsgrondslag

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst. Voor het leveren van onze diensten en het beheren van je account
• Gerechtvaardigd belang. Voor fraudepreventie, beveiliging, productverbetering en klantondersteuning
• Wettelijke verplichting. Waar wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren
• Toestemming. Voor marketingcommunicatie (indien van toepassing, altijd vrijwillig)

4. Met wie delen wij gegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden indien noodzakelijk voor onze dienstverlening:

• Dienstverleners en subverwerkers. Hostingproviders (EU-gebaseerd), analyse- en ondersteuningstools
• Paddle.com verwerkt als Merchant of Record onze betalingen, abonnementsbeheer, belastingcompliance en facturering. Zie het privacybeleid van Paddle voor meer informatie.
• Professionele adviseurs. Juridisch en accountantskantoren, voor zover noodzakelijk
• Overheidsinstanties. Indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens af te geven

5. Internationale doorgifte

Onze servers en subverwerkers bevinden zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens toch buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen zoals Standaardcontractbepalingen (SCC's) of adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is, en tot 2 jaar na beëindiging tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is (bijv. financiële administratie). Ondertekende documenten en audit trails worden bewaard conform de Archiefwet 1995.

7. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage. Informatie over welke gegevens wij van jou hebben
• Recht op rectificatie. Correctie van onjuiste gegevens
• Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"). Verzoek tot verwijdering van je gegevens
• Recht op beperking van verwerking. Tijdelijk stopzetten van verwerking
• Recht op dataportabiliteit. Ontvangst van je gegevens in een gestructureerd formaat
• Recht van bezwaar. Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken. Voor verwerking op basis van toestemming

Je kunt een verzoek indienen via e-mail. Wij reageren binnen 1 maand. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleuteling in transit (TLS) en at rest, strikte toegangscontroles, regelmatige beveiligingsaudits en logging van toegang tot persoonsgegevens.

9. Cookies

GovSign gebruikt alleen essentiële cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst (bijv. sessiebeheer). Wij gebruiken geen tracking- of marketingcookies.

10. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of je rechten kun je contact opnemen met Sanchez Vargas Holding B.V. via de contactgegevens op onze website.